初めての業務に挑む時のポイント
そろそろ人事異動シーズンでしょう。望むにも望まないにも関わらず、人事異動はやってきます。私も3年ほど前に人事異動で今の職務に就いたとき、全く初めての業務ばかりでしたので、かなり当惑したことを記憶しています。基礎知識を学ぶことも必要なのですが、改めて、初めての業務に挑む時のポイントを整理しておきます。
総じると、規則性を知り、関係者を理解し、規範を身につけることが大切だと考えています。
1.規則性を知る
業務には、必ず規則性が存在します。年間季間月間週間日間に何を行うのかもある程度整理できますし、個別の業務にしても「これをしたらこうなって、それを基に次はこれをして」という手順が必ずあります。それを理解し、その規則性に身を委ねることで、業務そのものには慣れていくことと思います。
規則性を知る手がかりは、やはり過去の業務状況でしょう。前年度になにを行っていたのか、送信メールや業務書類などから確認し整理することが必要です。できれば、前年度だけではなく、2年前、3年前の状況も確認したいところです。
2.関係者を理解する
業務には、必ず学内外に関係者が存在します。書類をやり取りする者や会議の出席者だけではなく、その業務が影響を与える者を想像してください。それらの関係者がどのような思いを抱いているのか、組織としてはどのようにアプローチしたいのか、どのように変化してほしいのかなど、関係者を理解することでより良く業務を運営できます。
関係者を理解する手がかりは、業務のフローを想像することでしょう。このタイミングで行う業務は最終的に誰に届けるために行うのか考えることができれば、当該業務の関係者も明らかになるかもしれません。
3.規範を身につける
業務には、その業務ならではの価値観、いわば規範が存在します。それを身につけることで、 優先順位やトラブルなどの価値判断が容易になります。概ね、
- 最も避けなければならないこと、取り返しのつかないことは何か、それはなぜか
- 最低限こなさなければならないことは何か、それはなぜか
- 努力し向上させなければならないことは何か、それはなぜか
- 特に積極的にならなくてもよいことは何か、それはなぜか
- 各関係者にとって当該業務はなぜ必要（あるいは重要）なのか
といったことでしょうか。
大切なことは、この規範を身につけ、自分の職務上の行動をこれに沿ったものにすることです。上司や部下などにも「〜〜は〜〜することを最も避けなければならないので、〜〜に取り組みます」などとことあるごとに話し、規範を自らの言葉で話し行動できるようしておく必要があると考えます。
