終わったことに費やす時間は少なくしたい。

※昔の下書きから発掘したので記事が少し古いです。

newspicks.com

エリックはレヴューを終えると、とっとと次の国へと成田に向かったのだが、驚いたのはその後だ。まだ成田へ向かう途中のエリックからeメールが届いた。Googleカレンダーの会議出席者宛のメールだった。開封してみるとなんと "minutes"と書いてある。議事録だ!読んでみると、会議での議論が要点よくまとめられ、最後にはnext stepsとして誰がいつまでに何をしなければならないか、特にエリック自身が何をするかまでが簡潔に書かれた後、これで間違いはないか?抜け漏れはないか?と書かれている。

 エリック・シュミットの退任に伴い、LINE株式会社の葉山さんがコメントを寄せられてます。そこに書かれた議事録の在り方は、まさに理想的なものだなと感じられますね。

 議事録については、弊BLOGでも過去に言及してきました(会議録は自分を再構成する。 - 大学職員の書き散らかしBLOG)。議事録ドリブンとまではいかなくとも、会議後1時間以内には議事要旨(案)の決裁を回し始められるようになったので、ある程度自分のやり方として定着したのかなと思います。(本当は決裁自体を無くしたいのですが。。。)

 このようなやり方を行う自分の根底にあるのは、終わったことに費やす業務時間を極力少なくしたいという思いです。議事録はすでに終わった会議の内容を文字として記録するものであり、あまりそこに全身全霊をかけることは生産的ではないと考えています。議事録の中には次に繋がる部分(エリックのnext steps)があるので、一概に力を抜くのではなく、部分部分で注力すべきところを判断するといったところでしょうか。

 こんな考えだからこそ、決算の大切さは理解しつつも、あまり得意ではないことは自覚しています。そのため、あらかじめ決算資料の様式や計算式を作っておき、そこにリアルタイムで数値を放り込んでいくことで、なんとか対応しているところです。