会議運営のフロー図を整理してみた。
好きな仕事の一つは学内会議の運営です。特に、自分で資料を作る会議は、どのように議論を発展させようか悩みながら、自身の整理を紙に表現していくところが好きですね（会議運営というより資料作りが好きなんだと思いますが。。。）。
いつもどのように会議を運営しているのか、会議当日までのフロー図に整理してみました。なお、これは、私が後輩に会議業務を移譲する際に作成した資料が元になっています。
以下、ちょっとしたポイントや留意点です。
審議事項
そもそも審議すべき事項がなければ会議を開く意味はありません。集合して話す意味がなければメール開催でもいいわけです。昨年度の状況も確認しながら、日程調整に先立ち、この時期に審議すべき事項を自分の中である程度固めます。
日程調整
大抵は、議長となる者及びその会議で必ず出席してほしい者の予定（◯日の午後、△日の午前など）を２，３候補ほど押さえ、１時間刻みでその他委員の都合を確認します。それを集計して、開催日時を固め、議長となる者に確認します。議長からOKが出れば、開催案内に先立ち、すぐに委員に日時と場所を連絡します。
会場調整
委員に候補日の都合を照会する段階で、最大出席者数を踏まえ、候補日の全てに会議室を仮予約しておきます。会議室の予定表が埋まっている場合でも、我々と同様に仮予約である可能性がありますので、予約している担当者に連絡して調整可能か確認します。
定足数
日程調整時に都合を確認しているとは言え、実際の出欠は当日になってみないとわかりません。特に、規定上定足数がある会議では、欠席者が多ければ何かを決めることすらできません。実際に欠席者が多く定足数に満たない場合の対応は、以下のような感じでしょうか。
- 会議を開催せずに、再度日程調整から始める。
- 集合開催とせずに、後日メール開催にて審議を行う。
- 議決できないことを承知で、委員による意見交換会（懇談会）とする。
- あらかじめ委任状を収集する。
これらも、審議事項がその会議で決めなければならないものか、意見交換を目的としたものかにより、対応が異なります。中央教育審議会などで稀に「懇談会」という会議がありますが、あれは定足数が満たなかったために会議ではなく懇談会という形で意見交換を行なっていることがあるようですね。
第八条 審議会は，委員及び議事に関係のある臨時委員の過半数が出席しなければ，会議を開き，議決することができない。
準備物
会議によっては、机上にマイク、飲料、筆記用具、ネームプレート、封筒、メモ用紙などを置く場合があります。その場合は、事前に物品を必要な数準備しておきます。
ざっと整理した感じでは、いつもこのように業務に取り組んでいます。たまに３，４の会議が同時進行する時がありますので、このように今どの段階で次に何をするかを整理しておかないといけません。
